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　　企業(yè)管理電子文件并將其文檔數(shù)字化的原因有很多。創(chuàng)建一個(gè)組織和共享信息的結(jié)構(gòu)是一個(gè)好處;減少紙張、創(chuàng)建審計(jì)跟蹤、確保合規(guī)性以及促進(jìn)內(nèi)部和外部協(xié)作也是如此。

　　客戶(hù)文檔管理系統(tǒng)幫助公司以電子方式數(shù)字化、存儲(chǔ)、管理和跟蹤文檔、數(shù)據(jù)對(duì)象和圖像。無(wú)論是稱(chēng)為系統(tǒng)、軟件還是解決方案，客戶(hù)檔案管理產(chǎn)品都具有各種功能和價(jià)格標(biāo)簽。Teamface企典提出了一些跨類(lèi)別的最佳選擇，以幫助您理清可能令人困惑的一系列選項(xiàng)。

　　一些系統(tǒng)專(zhuān)注于啟用存儲(chǔ)、搜索、安全并包括一些文檔修訂和共享功能。其他的擴(kuò)展到 檔案管理消停之外，為工作流創(chuàng)建、任務(wù)管理、協(xié)作、自動(dòng)規(guī)則等一系列功能提供了大量插件。

　　另一個(gè)需要考慮的問(wèn)題是：我要將文件存儲(chǔ)在哪里?DMS 分為三種類(lèi)型：云、內(nèi)部部署和混合。

　　云：通過(guò)此服務(wù)，您的文檔位于供應(yīng)商的云中 - 隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)。存儲(chǔ)可能受合同限制(盡管大多數(shù)服務(wù)提供各種存儲(chǔ)級(jí)別和相關(guān)定價(jià))，但它通常是一種經(jīng)濟(jì)實(shí)惠的選擇，包括系統(tǒng)管理和更新，并將文件備份到云。

　　本地：此選項(xiàng)允許進(jìn)行更多自定義，因?yàn)?DMS 位于您的服務(wù)器上，并且您不僅限于合同級(jí)別的存儲(chǔ)。但是前期成本可能令人生畏，IT 維護(hù)可能需要額外費(fèi)用，而且您需要實(shí)施備份協(xié)議，以防服務(wù)器出現(xiàn)故障。

　　混合：內(nèi)部部署和云的這種組合可以讓您靈活地將云用于某些文檔類(lèi)型，同時(shí)避免遷移不需要移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)的舊內(nèi)容。

　　在查看 DMS 選項(xiàng)時(shí)，需要考慮的關(guān)鍵因素是：

　　安全性：一方面是您控制訪(fǎng)問(wèn)和設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)文檔和文件的權(quán)限的能力。評(píng)估如何在內(nèi)部和外部安全地共享這些文件很重要。另一方面是保護(hù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全級(jí)別。如果您正在尋找云解決方案，請(qǐng)確保供應(yīng)商對(duì)其數(shù)據(jù)中心的安全性足以保護(hù)您的數(shù)據(jù)并符合您所在行業(yè)的任何法規(guī)。

　　協(xié)作：您需要進(jìn)行多少內(nèi)部和外部協(xié)作?雖然版本控制、編輯和電子簽名可能是相當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)的 DMS 功能，但一些系統(tǒng)包括工作流、共同創(chuàng)作、任務(wù)管理、警報(bào)、消息傳遞等。

　　用戶(hù)友好性：您希望盡可能接近 100% 的系統(tǒng)采用率。確保工具和界面易于使用且直觀(guān)，以便您的團(tuán)隊(duì)可以輕松使用。

　　移動(dòng)性：如果優(yōu)先考慮移動(dòng)訪(fǎng)問(wèn)，請(qǐng)找到與所有設(shè)備兼容的系統(tǒng)。考慮一個(gè)具有復(fù)制桌面體驗(yàn)的應(yīng)用程序的應(yīng)用程序。

　　集成：我們審查的 DMS 產(chǎn)品具有廣泛的集成能力。了解您需要 DMS 與哪些系統(tǒng)進(jìn)行集成。(例如需要與 CRM、內(nèi)容管理系統(tǒng)或會(huì)計(jì)軟件連接，這可能會(huì)影響您的供應(yīng)商決策.)

　　支持：與任何供應(yīng)商服務(wù)一樣，請(qǐng)確保您了解如何提供支持。我們審查的大多數(shù)供應(yīng)商都有多種支持選項(xiàng)，包括電子郵件、在線(xiàn)聊天和電話(huà)——盡管有時(shí)時(shí)間有限。有些僅通過(guò)票務(wù)系統(tǒng)提供支持。選擇適合您需要的支持級(jí)別和類(lèi)型的一項(xiàng)。

　　價(jià)格： DMS 價(jià)格因供應(yīng)商和服務(wù)而異。如前所述，內(nèi)部部署 DMS 有大量的前期成本。但是，對(duì)于云服務(wù)，您可能需要支付按用戶(hù)/月或存儲(chǔ)容量確定的月費(fèi)或年費(fèi)，而附加功能可能會(huì)增加成本。因此，請(qǐng)考慮您的持續(xù)成本以及如果您的需求增加將會(huì)發(fā)生的任何增加。